Pathologen van het Radboudumc kunnen thuiswerken dankzij digitale pathologie

Grünberg trad in 2015 in dienst bij Radboudumc als hoofd Pathologie. Op dat moment stond er al een scanner op de afdeling voor de onderzoeksgroep Computational Pathology die met digitale beelden werkte. Maar de diagnostische workflow was nog geheel analoog. De afdeling wilde graag intensiever met de regio gaan samenwerken. Daarnaast wilde Grünberg de toepassing van Artificiële Intelligentie uit de onderzoekssetting en in de diagnostiek brengen. Na een periode van verkenning van de mogelijkheden van digitale pathologie en een Europese aanbesteding viel de keuze in 2018 op Sectra.

Live tijdens lock-down

Projectleider Patrick van Overdijk vertelt: “We hebben een jaar gedaan over de implementatie. We moesten de tijd nemen om goed uit te denken welke functionaliteiten we op welke manier wilden gebruiken en welke impact dit heeft op de workflow. Digitaal werken heeft namelijk invloed op zo ongeveer alle processen op de afdeling. Bovendien is het technisch complex en vraagt het behoorlijk wat aanpassingsvermogen van de eindgebruikers.”

Het project bevond zich in de test- en acceptatiefase toen het projectteam zich realiseerde dat het ook in Nederland wel eens tot een lock-down zou kunnen komen. Van Overdijk: “Een week voordat premier Rutte de lock-down daadwerkelijk aankondigde, waren wij technisch al zover dat iedereen digitaal kon werken. We hebben direct met de afdeling Informatie Management besproken hoe we de pathologen een goede thuiswerkomgeving konden bieden. Pathologiebeelden zijn heel groot, om deze beelden te kunnen versturen is een stabiele verbinding nodig met veel bandbreedte. Daarnaast moet dit op een veilige manier gebeuren, aangezien het patiëntgegevens betreft. Sectra draait nu op de eigen “fat client”(werk pc’s) van de pathologen, die op de afdeling staan. Pathologen loggen vanuit thuis remote in op het Sectra-systeem op de fat client en kunnen op deze manier de beelden beoordelen.

Thuiswerken faciliteren

Het projectteam heeft beeldschermen, laptops, kabels en andere hardware geregeld waarmee pathologen thuis een werkplek konden inrichten. Ook zijn instructies geschreven. Paula Soedira begeleidde het project vanuit Informatie Management. Zij vertelt: “Pathologen deden wel eens wat werk thuis, maar de microscopen staan op de afdeling en de coupes liggen in het archief. Als je de kern van hun werk ook digitaliseert, dan is er voor hen minder noodzaak om fysiek naar de afdeling te komen. Deze manier van werken was voor de meeste pathologen nieuw. Desondanks heeft iedereen het heel snel omarmd.” De analisten die het materiaal tot gekleurde coupes verwerken, waarna ze worden gedigitaliseerd, kunnen hun werk uiteraard niet op afstand uitvoeren. Zij werkten in twee shifts, zodat er nooit te veel mensen tegelijkertijd op de werkvloer aanwezig waren. Susan van den Kieboom- Hageman is teamleider van de analisten en mede verantwoordelijk voor het verandertraject: workflow digitale pathologie. Zij vertelt: “Voorheen deelden we de coupes op twee momenten van de dag aan de pathologen en arts-assistenten uit, met uitzondering van de cito aanvragen, deze werden meteen afgeleverd. Nu kunnen we de coupes direct “klaarzetten” om te bekijken nadat ze zijn gescand.” Dat leidt tot een heel andere interactie tussen pathologen en analisten.

Toegroeien naar normale productie

“De thuiswerkplek is momenteel nog verre van ideaal,” zegt patholoog Konnie Hebeda. “Op de afdeling hebben we de beschikking over een werkplek met meerdere mooie grote schermen en kunnen we verslagen digitaal dicteren via spraakherkenning. Thuis hebben we een laptop met een los scherm en moeten we teksten typen. Toch hoorde je daar niemand over klagen, want het was zo fijn dat we door konden werken en de diagnostiek niet bleef liggen. Hierdoor kon de reguliere patiëntenzorg toch doorgaan, al was het op een lager pitje. ”

Het was een voordeel dat er in eerste instantie wat minder onderzoeken binnen kwamen. “Vooral in de eerste paar weken lag het aantal onderzoeken beduidend lager dan normaal. Zo kreeg iedereen de tijd om te wennen aan digitaal werken. Inmiddels is de productie weer bijna op een normaal niveau.” Dat het enige gewenning vroeg, merkte Van Overdijk aan het aantal technische en functionele vragen. “Omdat we het digitaal kijken snel hebben uitgerold, werkte het natuurlijk niet direct bij iedereen perfect. De eerste twee weken hebben we veel met pathologen gebeld die vragen hadden, maar we hebben uiteindelijk alles werkend gekregen.”

Digitale COVID-19 coupes

Digitaal werken bracht grote voordelen in het onderzoek naar COVID-19. Grünberg: “We konden intern heel snel beelden met elkaar delen, met andere pathologen maar ook met longartsen, radiologen en andere medisch specialisten. Onze ’multi-disciplinaire besprekingen vinden nu grotendeels digitaal plaats.” Extern delen van beelden is nog niet eenvoudig omdat je een veilige verbinding tussen ziekenhuizen nodig hebt en lang niet alle pathologie afdelingen gedigitaliseerd zijn. Toch willen ziekenhuizen in de huidige situatie hun ervaringen zo snel mogelijk kunnen delen met anderen. “Daarom maak ik soms een screenshot”, zegt Grünberg. “Op die manier kan je anonieme beelden gebruiken om anderen te laten zien wat je hebt waargenomen. Ik heb een PowerPoint presentatie gemaakt met deze beelden, voor iedereen in ons ziekenhuis die interesse had. We hebben de screenshots ook gedeeld in een landelijke Longpathologienetwerk en internationaal. Een snellere manier om te leren is er niet.”

Digitaal werken omarmd

Soedira vindt het mooi om te zien hoe niet alleen de afdeling Pathologie, maar het hele ziekenhuis digitaal werken heeft omarmd. “Wij dringen vanuit Informatie Management natuurlijk al veel langer aan op digitalisering. Maar omdat het een grote verandering in processen en workflows betekent – en je dus een verandertraject door moet – duurt het vaak lang. COVID-19 heeft ervoor gezorgd dat iedereen nu enthousiast is over digitale werkwijzen. Soms gaan er dingen mis, maar iedereen accepteert dat. Dat hoort er nu eenmaal bij als je snel innoveert. We lossen het op, leren ervan en zorgen ervoor dat het allemaal nog efficiënter en effectiever wordt. Die veranderende mindset zorgt bij alle digitaliseringsprojecten voor veel rugwind, en zeker ook bij de versnelde uitrol van digitale pathologie.”

Grünberg vult aan: “De timing was inderdaad perfect. Er waren op onze afdeling nog wel wat mensen die twijfels hadden bij digitale pathologie. Daardoor ging de discussie enkele maanden geleden nog over de snelheid waarmee we zouden overgaan. Die discussie ligt inmiddels alweer zo ver achter ons. We hebben het nu over optimaliseren.”

Ze denkt dat het succes van de migratie ook te danken is aan het goede voortraject dat ze hebben doorlopen. “Pathologie en Informatie Management hebben het afgelopen jaar heel intensief en prettig samengewerkt. De digitale pathologie omgeving die we hebben neergezet voldoet helemaal aan onze wensen. Juist door die goede voorbereiding en nauwe
samenwerking, konden we nu zo snel schakelen. Ik ben heel trots op wat we samen met Sectra voor elkaar hebben gekregen.”