Sådan får vi sammen IT-udbud i sundhedssektoren godt i mål

Sune Henriksen, administrerende direktør Sectra Danmark

Det er desværre ikke alle, der har fundet løsningen på det dilemma i IT-udbud, selvom det ifølge Sune Henriksen, Administrerende direktør i Sectra Danmark, er umiddelbart lige for: At tænke udbud mindre som en indkøbsproces, der skal løse en nuværende udfordring, men mere som et mangeårigt værdifuldt partnerskab som både kunde og leverandør kan drage nytte af.

”For en region er IT og software ikke bare et produkt fra hylden. Du vælger som region dine nærmeste IT-partnere for de næste 10–15 år.” Derfor virker det opsigtsvækkende for Sune, at nogle regioner vælger ikke at gå dybt nok ind i en dialog med IT-leverandører om produkter og leverandørens leveranceformåen, inden en opgave sendes i udbud. Dialogen skal tages inden udbuddet skrives, så kunden kan drage nytte af IT-leverandørernes indsigt i hvad markedet tilbyder:

”Med besøg hos leverandørerne og arbejdsdage sammen forud for et udbud har vi som leverandører mulighed for at tage en dybdegående diskussion med kunden om deres behov, og vi kan informere om brugermetoder som kunden måske slet ikke var klar over fandtes. Det handler om at finde den bedste løsning, der tilfører kontinuerlig værdi igennem kontraktperioden. Uden en forudgående dialog ender gode leverandører i værste fald med at melde pas, fordi de ikke kan se sig selv i partnerskabet, og det er en skam.”

Messer kradser kun overfladen

Rigtig mange applikationsspecialister og klinikere kender de forskellige IT-leverandører fra messer i ind- og udland. Det er her, man har mulighed for at dele den nyeste viden og teknologi. Men det er også her, at leverandører og købere skal gøre sig interessante for hinanden. Deri ligger udfordringen:

”Det er et udstillingsvindue. Man når jo kun lige at kradse i overfladen i systemerne som indkøber og interessent. Vi vil gerne et spadestik dybere, så relevante medarbejdere kan dykke dybere ned i et fungerende system, se arbejdsgange og få mulighed for at møde vores kompetente medarbejdere, som er dem man skal arbejde tæt sammen med,” siger Sune og fortsætter: ”Ellers er det svært at vurdere, om det giver mening at byde ind på et udbud, og om det vil være et match, der skaber værdi.”

Fokus på fremtiden frem for fejl

Under skrivning af udbudsmateriale kan der være risiko for tunnelsyn og det er noget man for alt i verden skal undgå: Et nyt system skal selvfølgelig lukke de huller, der er i det gamle. Det er ofte fejl eller mangler, som ikke er blevet rettet, fordi man ved, at man snart skal købe et nyt system.

Men fokus bør være på fremtiden snarere end rettelse af fejl og mangler i det nuværende system. Ifølge Sune går man med et fokus på rettelser af fejl og mangler glip af de muligheder for forbedring, der ligger i nye effektivitetsfremmende funktioner, og måder at arbejde på, som er udviklet i eksempelvis radiologien eller patologien globalt:

”Udviklingen går så stærkt i dag, at når man køber en licens til noget software, så er den hurtigt forældet, måske allerede inden for få måneder. Og den kan være svær at tilpasse efterfølgende. Med IT som en service kan opdateringer ske hurtigere, og man kan få gavn af de erfaringer, som en leverandør kan bringe i spil.”

En service bringer brugerne tættere på

En ofte overset effekt ved IT som en service er, at de brugere og klinikere, som skal sidde med systemet til daglig, kommer endnu tættere på leverandøren. Hos Sectra sker det blandt andet gennem Customer Success Managers, superbrugere, kundeteams, brugermøder og lokal support:

”Målsætningen har jo været, at IT-afdelingerne og klinikerne kommer tættere på os, og føler, at de kan komme med input til systemet. Det gør både vores service bedre og dem mere effektive i deres arbejde, når de ved, at der bliver taget hånd om deres udfordringer,” siger Sune.

”Vores ønske er at give medarbejderne en god oplevelse med vores system i deres arbejde, så de kan udføre deres arbejde godt.”

Tillid som det gode fundament

Som serviceleverandør ændrer leverandørens rolle sig også fra ”bare” at være sælger af en licens, til mere at være en langsigtet strategisk partner – Sectras fokus på at være tæt på vores kunder gør, at fremtidige løsninger ofte udvikles i samarbejde med brugere og derved bringer større nytte i brugernes dagligdag.

”Grundlæggende ønsker vi, at kunden er hos os af lyst, og ikke fordi vi har en kontrakt. Fordi vi giver god værdi, og de kan stole på, at vi leverer noget værdifuldt,” siger Sune og slutter:

”Men det er en tillid, som allerede starter hos kunden, eksempelvis regionerne. At indgå i en tidlig og kontinuerlig dialog med leverandørerne er vigtigt for at få den rigtige indsigt og opbygge et godt kendskab til både leverandørerne og produkterne i markedet. Et forhold, som ikke kun er baseret på indkøb til laveste pris, men et forhold, der sikrer den bedste løsning – til gavn for både regionerne, regionernes medarbejdere og i sidste ende dem det hele handler om, patienterne.”