Informationsdriven vård – Region Halland och Region Västernorrland visar vägen för värdeskapande datauppföljning inom bilddiagnostiken

Datainsikt inom bilddiagnostikprocessen – varför då?

“Röntgenavdelningen ses som en servicefunktion inom vården och såväl ledtider som volymer är centrala i vår uppföljning, inte minst i dialog med de remitterande enheterna”, inleder Peter. ”Min övertygelse är att vi bör sträva efter en faktastyrd vård, inte upplevelsestyrd. Vi har länge hört att verksamheten går på knäna, att det görs för mycket av vissa typer av undersökningar och att personalen inte hinner med. Med transparens och faktiska siffror att tillgå kan vi se att ja, det är mycket av vissa undersökningar – men bara ibland. Siffrorna är bra inte bara för ledningen att ha tillgång till, utan även för verksamheten för att få rätt förutsättningar. Det blir möjligt att konkret påvisa vad det är som inte fungerar, inte bara hänvisa till någons upplevelse av att så är fallet.”

Region Västernorrland driftsatte i maj 2021 en regiongemensam molntjänst från Sectra till verksamheten inom radiologi och klinisk fysiologi i syfte att effektivisera granskningen och förenkla hanteringen av undersökningar inom hela regionen. Detta lade också grunden för dem att kunna jobba mer flexibelt och verksamhetsnära med datauppföljning.

Peter Dewindt, vårdcontroller på Region Västernorrland

Peter fortsätter: ”Tidigare behövde vi beställa explicita datauttagslistor från vår dåvarande leverantör. Varje sådan lista kostade och vi hade inte möjlighet att göra ändringar själva, vilket såklart innebar en stor begränsning i vår dataåtkomst. Det var också svårt att kvalitetssäkra och helt lita på datauttagen då vi inte kunde ta del av de bakomliggande parametrarna. Det var IT-förvaltaren som hanterade dessa listor och som delade med sig av data på begäran. Det var inte många utanför ledningsgruppen som tog del av detta – det användes framför allt som grund för debitering gentemot remittenter, inte för att skapa transparens i den breda verksamheten.”

Ingemar håller med Peter och förstärker vikten av att verkligen kunna se saker svart på vitt, inte bara utgå från en känsla. ”En välfungerande datauppföljning möjliggör produktionsplanering genom att se trender, som exempelvis ökning av antal remisser och vilka typer av undersökningar remittenten vill få utförda. Har vi till exempel tillräcklig CT- och MR-kapacitet? Ledtiden för att utöka denna kapacitet är lång, så därför är det otroligt viktigt att kunna jobba proaktivt utifrån datainsikter”, kompletterar han.

Ingemar Moran, objektledare inom IT på Region Halland

Ingemar förklarar vidare att det historiskt har varit svårt för dem att ha en övergripande bild av all röntgenverksamhet i Halland som region på grund av olika IT-system och olika arbetssätt på respektive sjukhus. ”Datainsikter har varit svåra för oss att uppnå. Det har varit svårt att hitta gemensamma datadelmängder och det har därför inte gått att jämföra siffrorna. Tidigare verktyg vi hade krävde dessutom att en ny mall gjordes varje gång man önskade ett nytt uttag, det var väldigt omständligt och det gick inte att finjustera en datasökning. Det har även varit så att vi har gått via själva produktionssystemet för att manuellt söka fram siffror.”

I Region Halland användes tidigare olika systemstöd för radiologin på olika sjukhus, men under 2020 införde även de Sectra PACS och RIS som gemensam IT-tjänst för radiologin. Den regionala tillgången till bilder och information har möjliggjort en helhetssyn för varje patient, men också skapat förutsättningar för att optimera resursanvändningen i regionen och – precis som för Region Västernorrland – öka transparensen i verksamheten för att besvara frågan Vad håller vi på med egentligen?

Datauppföljning med Sectra Business Analytics – utfall av pilotprojektet

Båda regionerna sågs som lämpliga pilotkunder för Sectra Business Analytics i samband med införandet av nytt IT-system för bilddiagnostik och, inte minst, på grund av det starka driv och intresse som regionerna visade för att arbeta mer aktivt med datauppföljning. Pilotprojektet har inneburit ett nära samarbete med Sectra och fokus har legat på att lära användaren dataförståelse, inte bara hur man arbetar med färdigskapade mallar. Såväl Region Halland som Region Västernorrland har bidragit med mycket värdefull input för utformandet av tjänsten, framför allt gällande RIS-data.

”Tidigare var statistik i princip endast efterfrågat av avdelningschefer – men förfrågningarna dök sällan upp eftersom alla kände till att man inte kunde få ut särskilt säkra siffror samt att man behövde vara otroligt utförlig och helt korrekt i sitt önskemål på en gång. Varje finjustering i förfrågan innebar som sagt en helt ny mall i datauttaget. Det var begränsad åtkomst av data och det var till för en begränsad målgrupp”, fortsätter Ingemar. ”Nu när vi har Sectra Business Analytics och organisationen känner till att vi kan ta ut korrekt statistik på ett enklare och mer flexibelt sätt så växer såklart efterfrågan. Det är inte längre bara avdelningschefer som efterfrågar data, utan också ledningsgrupp, områdeschefer och förvaltningschefer. Att ha ett flexibelt verktyg där du hela tiden kan förfina dina sökningar gör att ledtiden från idé eller önskemål till en färdig rapport är extremt kort, en otrolig skillnad mot tidigare.”

Ingemar beskriver vidare att de under pilotprojektet med Sectra Business Analytics har identifierat intressanta sidofynd som har hjälpt dem att förbättra sina arbetsprocesser. ”Vi kunde exempelvis se att SVF:er [standardiserade vårdförlopp] inte dokumenterades som det var bestämt, vilket gör att vår filtrering vid rapportering inte fungerade. Det var Analytics som påvisade problemet, som vi givetvis följde upp och agerade på. Ett annat problem vi identifierade var att det varierade hur man arbetar med start och stopp av undersökningar. Det visade sig att en betydande andel tunga undersökningar tog under en minut, vilket berodde på hur man använde start och stopp i RIS. Säger verksamheten då ’vi har för hög belastning, vi hinner inte med’ så går det inte att faktiskt följa upp på. Det är viktigt att start och stopp av undersökningar följer satta rutiner.”

Även Peter vittnar om att målgruppen sett till statistikintressenter inom hans region har blivit bredare efter införandet av Sectra Business Analytics. ”Läkarkåren har börjat engagera sig mer, allt fler läkare ställer frågor för att bättre förstå hur de jobbar och för att ge input för att förbättra arbetssätt och processer. Även sektionsansvariga har visat ett ökat intresse när de insett att datainsikter ger tyngd i dialog med ledningsgruppen för att få bra förutsättningar. Fler har förstått att datauttag inte bara är för ledningsgruppen, men vi har en väg att gå för att få upp en större efterfrågan från verksamheten – det är fortfarande nytt att ha den här typen av datainsikter tillgängliga.”

Som exempel på nya användarfall nämner Peter uppföljning av hur mycket som skickas till extern granskning för att hålla koll på volymer och ledtider, volymer generellt och i förhållande till tid samt remittentdialoger. ”Det har varit ett väldigt bra verktyg i dessa sammanhang, både för att följa upp ledtider och volymer, men också för att möjliggöra en bra feedback-loop.”

När Peter får frågan om hur det för egen del är att arbeta med datauppföljning i dag jämfört med tidigare så har han svårt att hålla tillbaka ivern. ”Jag känner mig tryggare med statistikhantering i dag eftersom jag har större kontroll i dataåtkomsten och jag känner större tillit från de som efterfrågar statistik i organisationen, de vet att de nu kan få svar på det de undrar över. Jag tycker också att det är kul att arbeta med detta – tiden flyger i väg när jag sitter i Sectra Business Analytics. Det jag gjorde förut var att trycka på en knapp för att få ut en rapport som var förkonfigurerad. Nu är det verkligen jag som bestämmer vad jag exkluderar och inkluderar i datauttaget. Verktyget är väldigt följsamt och dynamiskt, jag kan gräva åt alla håll och kanter. Det gör att jag känner mig mer driven och det ger ett mycket bredare perspektiv på saker och ting som vi inte hade förut. Jag hade önskat få möjlighet att jobba ännu mer med detta”, säger han och skrattar.

Utmaningar och framtidsvisioner

Peter, som tidigare har arbetat som röntgensjuksköterska och verksamhetsutvecklare, har i dag rollen som vårdcontroller, en roll som är relativt ny inom Region Västernorrland och Peters uppfattning är att en sådan roll inte finns i alla regioner. Han ser ett behov av att skapa en tydlig mottagarorganisation för att säkerställa att arbetet med datauppföljning görs och att det också finns en koppling till verksamheten för värdeskapande. ”Den stora utmaningen som jag ser det är att få med hela verksamheten på banan. Med ett verktyg kommer man så pass långt att man har gjort information av data. Men för att den informationen ska skapa förändring så måste det vara förankrat i verksamheten. Jag kan ta fram jättemycket material numera, men om ingen verksamhetsledning faktiskt använder detta så skapas ju inget värde.”

Att verkligen arbeta faktastyrt, eller informationsdrivet, och att få med verksamheten på riktigt är Peters vision och förhoppning för framtiden. Han nämner också att han gärna vill fånga upp ytterligare dataelement för att få en förståelse för produktionen, till exempel kostnad i produktionskontexten. ”Den informationen vore värdeskapande”, avslutar han.

För Ingemar och Region Halland är realtidsdata nästa steg att ta. De har i dag data som laddas dygnsvis med statistik fram till och med midnatt föregående dygn, och Ingemar är väldigt spänd på vad realtidsdata kan möjliggöra för verksamheten. ”Att sätta data i realtid i en operativ kontext är väldigt nytt och spännande – det finns absolut saker man skulle vilja se. Idén är klockren, att kunna se hur röntgenavdelningen mår just nu, i dag. Det är knappt att jag har vågat fantisera om att detta skulle kunna gå, att ha en sådan insyn. Det är nästan en svindlande tanke.”