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Kundenberichte
Gute Planung ist alles: Optimierte Prozesse an den Standorten im Klinikum Westmünsterland
Dr. Jörg Hennig, Project Leiter am Klinikum Westmünsterland
Das Klinikum Westmünsterland (KWML) übernimmt an mehreren Standorten im Münsterland die medizinische Versorgung der Bevölkerung. Rund 60.000 Patienten werden jährlich von mehr als 6000 Mitarbeitern stationär behandelt. Um diese wichtige und notwendige Versorgung auch in Zukunft sicherzustellen, wurden unter anderem für die radiologische Befundung mehrere alte PACS-Systeme in ein neues System integriert. Ein besonderer Fokus lag dabei auf den Rollen und Berechtigungen für unterschiedliche Nutzergruppen. Verantwortlich für die Umsetzung am KWML waren Dr. Jörg Hennig, Organisation und Projektmanagement sowie Ralf Pieper, IT und Medizintechnik, der „die Tiefen jeder Modalität kennt“.
Voraussetzungen beim Projektstart
Je drei Radiologie-Informationssysteme (RIS) und PACS mit mehr als 50 Modalitäten – plus weitere 20 Geräte außerhalb der Radiologie an vier Standorten im Westmünsterland – sollten in ein neues modernes PACS konsolidiert werden. Eine besondere organisatorische Herausforderung bestand in der Komplexität der drei Kliniken St. Marien-Krankenhaus Ahaus, St. Agnes-Hospital Bocholt und St. Marien-Hospital Borken. Die historisch gewachsenen Strukturen und Abläufe mussten zunächst geklärt und abgebildet werden. Ferner benutzten eine radiologische Praxis und mehrere medizinische Versorgungszentren die gleichen Geräte, arbeiteten jedoch eigenständig. „Technisch standen wir vor der komplexen Herausforderung, an jedem Standort eine Datenmigration durchzuführen und eine schrittweise Änderung der Anbindung zwischen dem jeweiligen RIS und PACS umzusetzen“, sagt Dr. Hennig, für den klinische Funktionseinheiten zunächst neu waren. So konnte er mit einem Blick von außen die Abläufe der einzelnen Standorte aufnehmen, prozessuale Fragen klären, grob klassifizieren und eine Art Blueprint erstellen, trotz mehrerer Auftraggeber und -nehmer. „Jede Radiologie hatte eigene Begriffe und Abkürzungen. Hier mussten wir Klarheit schaffen. Die Beteiligten aus den Kliniken haben fortwährend und konsequent mitgearbeitet und Kapazitäten in erheblichem Umfang beigesteuert“, so Hennig.
Umsetzung und wichtige Erkenntnisse
Der gesamte Rollout erstreckte sich über ein Jahr. Die beteiligten Firmen und das medizinische Personal saßen gemeinsam an einem Tisch, um intuitiv anwendbare Lösungen zu entwickeln: So wurden die Softwaresysteme von Krankenhäusern und niedergelassenen Ärzten integriert, die jeweils unterschiedliche Zugriffsrechte und Rollen hatten. Insbesondere in den Krankenhäusern war diese Rollen- und Berechtigungsverwaltung komplex, da die Mitarbeiter in den Kliniken das Recht hatten, alle Untersuchungen einzusehen, während dies für lokale Ärzte nicht galt. Ein solides Konzept musste die Zugriffskontrolle sicherstellen. Vier verschiedene PACS-Systeme
von drei unterschiedlichen Anbietern wurden in ein neues System von Sectra integriert und migriert. Ziel war es, dass die Nutzer an allen Standorten mit einem einheitlichen System und einem neuen Rollen- und Berechtigungskonzept arbeiten konnten. Sehr gut empfand Hennig den gemeinsamen Plan, nicht alles gleichzeitig, sondern nacheinander umzusetzen. Anfangs war es geplant, die RIS- und PACS-Systeme an je einem Tag pro Standort parallel abzulösen. Nach sorgfältigem Abwägen dieser Situation haben schließlich alle Beteiligten entschieden, die RIS-Go-Lives von den PACS-Go-Lives zu entkoppeln. So wurden zunächst an den Kliniken die RIS-Funktionalitäten abgelöst und schrittweise integriert, danach erfolgte die Ablösung in den Praxen. Die existierenden Standards im Schnittstellenbereich und die hervorragende Teamarbeit haben dabei enorm geholfen.
In Borken startete die RIS-Ablösung im November 2024; die PACS-Ablösung war für Dezember geplant. Der Grund hierfür war, dass „wir das unbedingt im gleichen Jahr erledigen wollten, allerdings war das nicht sinnvoll“, erläutert Hennig. Das hektische Wirken, um Rollen und Benutzer zusammenzubringen, brachte Unruhe, gerade in der Vorweihnachtszeit. „Hier fehlte uns dann die Zeit, um andere administrative Aufgaben kurzfristig zu lösen. Der klinische Betrieb war jederzeit gesichert, aber diese anstrengende Zeit hat uns aufgezeigt, was wir am nächsten Standort besser machen konnten!“ Im Februar und April 2025 wurden die beiden Standorte Ahaus und Bocholt deutlich entspannter in Betrieb genommen. Die Projektleitung des Klinikums konnte in Zusammenarbeit mit den Experten bei Sectra während des gesamten Projektes immer wieder reflektieren und Verbesserungen einbringen.
Ein wichtiger Punkt, der die Umsetzung vereinfachte, war das zukunftsfähige Rechenzentrum, das den Aufbau der technischen Infrastruktur und die Funktionsfähigkeit an allen Standorten stets gewährleistete. „Dieses Zentrum hatten wir bereits im Vorfeld des Projekts aus eigener Expertise aufgebaut, mit gut organisierten Abläufen und einer hervorragenden technischen Ausstattung. Von der Portfreigabe bis zum Server lief alles sehr unkompliziert, so etwas kenne ich auch völlig anders“, freut sich Hennig.
Vorteile der neuen Lösung
Ein großer Vorteil des neues PACS ist der zentrale Zugriff auf die Patientenhistorie. Das medizinische Personal braucht nicht mehr an jedem Standort in drei Kliniken bzw. PACS-Systemen nachschauen, sondern erhält direkt eine Gesamtansicht. Alle Patienten der Standorte werden in einem gemeinsamen KIS verwaltet werden, dadurch wird die Zuordnung von Patient und Akte über die Systemgrenze hinaus vereinheitlicht. Durch den verschlankten Prozess erhalten sowohl diagnostizierende Radiologen als auch Behandler mehr Zeit für andere Aufgaben und eine eindeutige Zuordnung zu vorhandenen Vorbefunden. Zudem ist es vorteilhaft, dass jeder einzelne Arzt austauschbar ist und an allen Standorten eingesetzt werden kann, weil mittlerweile ein umfangreicher, identischer, Untersuchungskatalog vorliegt – mit standardisieren Begriffen. „Die Anordnung im Menü und die Beauftragung sind für die Mediziner identisch, damit sie schnell und einfach arbeiten können“, ergänzt Hennig. „Auch technisch bietet unser System einen großen Vorteil: Wir haben eine Administration, ein Rechenzentrum, eine Serverlandschaft und einen Prozess für die Anlage von Benutzern und Rechten, das erleichtert die Betriebsführung enorm“.
Das Ergebnis der Migration: Weniger Komplexität, mehr Effizienz und eine zukunftssichere Plattform für die radiologische Versorgung.
Ausblick auf die Zukunft
Die Ablösung des Krankenhausinformationssystems (KIS) wird die größte Herausforderung in den kommenden zwei Jahren werden, immerhin müssen die Radiologieprozesse nur noch eingebunden werden. Den größten Schritt hat das KWML bereits geschafft: Jetzt folgen Konsolidierungen, etwa die Anbindung weiterer rund 80 Modalitäten, die im Moment nur lokal speichern. Dabei handelt es sich nicht nur um radiologische Geräte, sondern weitere klinische Bereiche. „Für die Umsetzung schauen wir, wie wir diese Prozesse bestmöglich gestalten, sicherlich mit Sectra als Basis, hier geht es jedoch eher um Volumen, nicht um neue Funktionalitäten“, fasst Hennig zusammen.
Der Projektleiter ist begeistert von der Zusammenarbeit und dem Verständnis zwischen den Verantwortlichen auf Klinik- und Industrieseite: „Bei allen Beteiligten habe ich immer das Interesse gespürt, eine gute Lösung schaffen zu wollen – das war für das Projekt enorm hilfreich. Die Ressourcen, die von uns angefordert wurden, sollte ein beauftragtes Unternehmen widerspiegeln, damit das Projekt ein Erfolg wird: Das ist jederzeit bestens gelungen. Für alle Bedarfe war jemand vorhanden, der sich gekümmert hat. Wir in der Klinik haben es ebenso geschafft, Gehirnschmalz und Kapazitäten bereitzustellen, also unsere Mitarbeiter freizustellen. Ein weiterer zentraler Punkt war die Kontinuität unserer Ansprechpartner. Ständig die gleichen Kollegen bei Sectra zu kontaktieren hat die Kommunikation sehr vereinfacht: Herrn Ernst durften wir auch im Baumarkt anrufen! Jederzeit ein kurzer Draht, eine gute Verbindung und viel Austausch bei optimierten Workflows – was will man mehr?“