Enterprise Imaging: PACS, maar dan met alle workflows geïntegreerd

Het Antonius in Sneek is al jarenlang klant bij Sectra. Groeneveld kent het systeem van voor tot achter en heeft al langer een heldere visie op beeldmanagement: waarom gebruiken we het PACS niet als ziekenhuisbreed opslagsysteem voor alle beelden? Daar zaten enkele jaren geleden de nodige technische haken en ogen aan. Maar Sectra had dezelfde visie en ontwikkelde een Enterprise Imaging systeem dat deze zorgen wegneemt. Toen in 2018 de vervangingsvraag voor het PACS ontstond, koos het ziekenhuis dan ook voor Enterprise Imaging. Groeneveld: “In essentie is dat eenzelfde systeem als een PACS, alleen is het makkelijker om ook andere workflows dan die van radiologie te integreren. Die workflows zijn essentieel. Je moet de processen zodanig aanpassen dat ze ordergestuurd worden. Alleen dan kun je een closed order loop inrichten en het handwerk dat normaal gesproken in de workflow zit, eruit halen.”

Ziekenhuisbrede beeldmanagementstrategie

Juist op het moment dat Sectra Enterprise Imaging werd geïmplementeerd, kwam Pieter Reitsma in dienst bij het Antonius als applicatiespecialist beeldmanagement. Hij werd projectleider voor de Sectra-upgrade en vertelt: “Ik heb een technische achtergrond, geen medische, en ik was meteen enthousiast over de mogelijkheden die Enterprise Imaging biedt. Met name het gemak waarmee je beeldvormende modaliteiten kunt koppelen en de workflow ondersteuning. Daarom heb ik samen met Piet en Sectra aan een aanzet gewerkt voor een ziekenhuisbrede beeldmanagementstrategie. We merkten echter dat we te ver voor de muziek uit liepen. De organisatie was nog niet klaar voor zo’n vergaande visie.”

Eén van de belangrijkste obstakels was dat processen op alle afdelingen buiten Radiologie niet ordergestuurd waren ingericht. Groeneveld: “De hele organisatie werkt op basis van afspraak. Alleen radiologie en het lab werken ordergestuurd: die krijgen een aanvraag om een beeld te maken of een monster te onderzoeken. Om een ordergestuurde workflow te maken, moet je je hele EPD van de grond af aan opnieuw inrichten.”

EPD-implementatie gaf momentum

Die mogelijkheid kwam toen er een EPD-upgrade kwam. De standaardcontent in dit EPD is gebaseerd op ordergestuurd werken. Alle afdelingen moesten hun processen opnieuw ontwerpen, op een manier die precies aansluit bij de beeldmanagementvisie die door Piet en Pieter was geformuleerd. Ze grepen dat moment aan om een werkgroep Beeldmanagement te formeren, met aansluitend een stuurgroep. Deze werkgroep is de organisatie gaan informeren over de nieuwe technische mogelijkheden die waren ontstaan. Groeneveld: “Dat hielp enorm. Ik was ineens niet meer de roepende in de woestijn, maar de organisatie was bezig om onze visie op beeldmanagement te omarmen.”

In die visie op beeldmanagement staan diverse voordelen van Enterprise Imaging benoemd. Zo is het veel makkelijker om een MDO te ondersteunen als de beelden van alle betrokken medisch specialismen in één en hetzelfde systeem staan. Het is bovendien veel eenvoudiger om die beelden via XDS of TWIIN te delen met andere ziekenhuizen, als ze allemaal in de Sectra-omgeving staan. Dat kan via één druk op de knop. Medewerkers hoeven geen beelden meer op een DVD te branden en hoeven evenmin na te denken over wat ze privacy technisch wel en niet mogen delen of moeten regelen. “Want, daar ondersteunt het Sectra-systeem hen in”, zegt Reitsma.

Verwachtingsmanagement

Het was mooi dat er ziekenhuisbreed ineens werd gepraat over beeldmanagement. Maar de meeste medisch specialismen hadden wel de klok horen luiden, maar wisten niet waar de klepel hing. Groeneveld: “Ze dachten: als wij apparatuur aanschaffen die gebruikmaakt van DICOM, dan is die koppeling met een dag geregeld en zijn we klaar. Maar zo werkt het helaas niet. Niet alleen zijn er kosten verbonden aan het realiseren van de koppeling, je moet ook de workflows op elkaar aansluiten en nadenken over wie de beelden gaat beheren.”

Kortom, er moest wat gebeuren aan het verwachtingsmanagement. Reitsma: “Medisch specialisten moeten zich realiseren dat de essentie niet zit in de aanschaf van een DICOM-apparaat, maar dat het gaat om een andere manier van werken. Er is vooronderzoek nodig om te inventariseren wat je op de afdeling moet regelen om de beelden vlekkeloos in het Enterprise Imaging systeem te laden. Daar speelt de werkgroep beeldmanagement een rol in. Op het moment dat ergens in het ziekenhuis wordt besloten tot de aanschaf van nieuwe beeldvormende apparatuur, dan moeten ze eerst langs die werkgroep om te bekijken: wat moet er gebeuren om ervoor te zorgen dat de apparatuur straks kan worden aangesloten op het Sectra PACS en dat de workflows efficiënt lopen? Bovendien is het een harde eis vanuit ons dat de afdeling een eigen functioneel systeembeheerder of key user aanwijst die er toezicht op houdt dat de beelden op de juiste manier in het systeem terechtkomen en die gebruikers kan helpen als er ergens een probleem ontstaat.”

Wow-effect

Er komt dus meer bij kijken dan de afdelingen vooraf dachten. Maar, als ze eenmaal zien wat het resultaat is van de koppeling van hun beeldvormende apparatuur aan het Sectra Enterprise Imaging systeem, dan zijn ze verkocht. Groeneveld: “Vaatchirurgie was het eerste medisch specialisme dat overging. Toen we voor hen de testomgeving aansloten en gebruikers zagen hoe makkelijk ze een onderzoek konden starten en hoe de plaatjes daarna volautomatisch werden opgeslagen en in het EPD terechtkwamen, vielen ze bijna van hun kruk. Het wow-effect was enorm. Er komt dan ook geen handwerk meer bij kijken om beelden te koppelen aan een patiënt en op te slaan. Als je een onderzoek wilt bekijken, dan open je de viewer in het EPD en het plaatje staat binnen enkele seconden op je scherm. Het is zo veel efficiënter.”

Ook Urologie is inmiddels over en ook daar zijn de ervaringen uitermate positief. Deze twee medisch specialismen moeten helpen om de uitrol in het ziekenhuis te versnellen. Want, zo zeggen beide heren, “er zijn nog altijd afdelingen die er te licht over denken. Ze onderschatten de hoeveelheid werk gaat zitten in het aanpassen van de werkprocessen. En ze denken al helemaal niet na over het functioneel systeembeheer. Terwijl die rol essentieel is voor het succes van de omgeving.”

Daarom heeft de werkgroep een presentatie gemaakt die duidelijk maakt wat functioneel beheer precies inhoudt. “Want dat is de grootste show stopper voor de afdelingen”, zeggen Groeneveld en Reitsma. “Zonder functioneel beheerder op een afdeling gaan wij niet van start. Het is niet ontzettend veel werk, maar je moet wel iemand verantwoordelijk maken. Iemand die de processen op de afdeling goed kent en die affiniteit heeft met technologie. Je gaat namelijk van een handmatig naar een volledig geautomatiseerd proces. Er moet iemand zijn die snapt hoe het systeem werkt, hoe je een fout kunt herstellen en die ook begrijpt dat als je een proces verandert, dat ook consequenties heeft voor de inrichting van de software.”

Wat afdelingen zich ook onvoldoende realiseren, is dat ze budget moeten reserveren voor het aanschaffen van de DICOM koppeling en de ondersteunende ICT-infrastructuur. Reitsma: “Het inkopen van zo’n koppeling op het moment dat je een apparaat aanschaft is veel goedkoper dan wanneer je dat later doet. Maar als afdelingen niet zien wat het ze gaat opleveren, dan vinden ze het lastig om daarin te investeren. Het is zo onzichtbaar. Ze geven liever geld uit aan extra features op een apparaat. Ze realiseren zich vaak nog onvoldoende dat de koppeling naar het PACS het fundament is waarop de rest van de processen gaan draaien. Je kunt beter wat meer investeren in dat fundament dan geld uitgeven aan de franje daar omheen. Dat kun je altijd later nog doen, als de investering zichzelf heeft terugverdiend.”

Draait als een zonnetje

Gelukkig komt dat besef er steeds meer. En dat is ook helemaal terecht, want bij Vaatchirurgie en Urologie hebben Groeneveld en Reitsma, intern beter bekend als ‘Piet & Pieter,’ laten zien dat de integratie vlekkeloos kan werken. “Het draait gewoon als een zonnetje. De performance van het systeem is heel goed. We hebben vrijwel nooit last van storingen, de beelden staan in enkele seconden op het scherm, de workflows zijn goed ingericht. Als er toch iets aan de hand is, dan hebben we heel goed contact met Sectra en met de EPD leverancier en lossen we het meteen op. Bovendien kan ik de configuratie helemaal zelf doen, zonder tussenkomst van Sectra,” zegt Groeneveld. “Dat geeft veel ruimte voor flexibiliteit met het inrichten en uitrollen van nieuwe integraties.

De twee zijn dus uitermate positief. Zijn er dan helemaal geen nadelen te benoemen? Jawel, zegt Groeneveld. “Artsen bekijken de beelden met de Sectra Uniview viewer in het EPD. Ze waren voorheen gewend om te werken met de viewer die specifiek ontworpen was voor het apparaat waar zij de beelden mee maken. Daar zitten soms functionaliteiten in die Uniview niet biedt. Dat weegt echter niet op tegen de voordelen van de nieuwe werkwijze. En als ze een echt belangrijke functionaliteit missen, dan kunnen we altijd kijken hoe we daar een mouw aan kunnen passen.”

Archieven overbrengen naar Sectra

De komende tijd staat voor Piet & Pieter dan ook in het teken van meer afdelingen aansluiten op Enterprise Imaging. Ze durven geen voorspelling te doen over wanneer het hele ziekenhuis over is. “Je hebt immers de coronapandemie en de inhaalzorg niet in de hand. Dat heeft onze planning wel een beetje in de war gestuurd,” zegt Groeneveld. Maar het gaat niet al te lang meer duren. Daarom richt Reitsma zich ook al op de volgende vraag: wat gaan we doen met een enorme bakken aan beelden die nu in het archief staan opgeslagen? “Want als medisch specialisten straks alleen nog maar beelden bekijken via het EPD, dan wordt de animo om oude beelden erbij te pakken om te vergelijken natuurlijk minder, want dat kost heel veel tijd. Oude beelden van een herstelde botbreuk zijn niet zo relevant, maar oude beelden van een tumor wél. We laten ons bij dat vraagstuk daarom leiden door de medische urgentie. Het doel is om op termijn alle oude archieven via Enterprise Imaging te ontsluiten.”

Andere manier van werken

Het Antonius is goed op stoom. En dat werd tijd ook, vindt Groeneveld. “We zijn inmiddels wel vier jaar verder vanaf het moment dat we Sectra Enterprise Imaging implementeerden en beschikken dus al een tijdje over de technische mogelijkheden. Toch zit het succes uiteindelijk in een andere manier van werken. Het duurt veel langer om dat te veranderen.”

Desondanks zijn afdelingen wel bereid hun werkwijzen aan te passen als ze zien wat het ze kan brengen. “We gaan voor de wow-factor. En die is er ook écht als specialisten bij hun collega’s van vaatchirurgie of urologie zien hoe het werkt. Hoe mooi is het als gynaecologie straks een zwangerschapsecho meteen in het EPD beschikbaar heeft en samen met de patiënte naar de beelden kan kijken, kan uitvergroten et cetera? En ja, dan kun je nog altijd een printje maken om mee te geven.”

‘Piet & Pieter’ gaan ervoor. “We krijgen als duo steeds meer bekendheid binnen ons ziekenhuis. We horen nu vaak: oh, als we dat apparaat gaan vervangen, dan moeten we even Piet & Pieter betrekken. En dat is precies zoals wij het willen. Eerst even vooraf overleg met ons, zodat we het aan de voorkant meteen goed kunnen inrichten en je niet later tegen allerlei obstakels aan gaat lopen. De toegevoegde waarde van die aanpak wordt nu overal duidelijk. Nog even en ieder beeld dat in het Antonius wordt gemaakt, wordt verwerkt via Sectra en automatisch beschikbaar gesteld in het EPD. Daar gaan we voor.”