Under 2021 drev Södersjukhuset ett framgångsrikt pilotprojekt. Projektet implementerade automatisk import av PDF-rapporter för undersökningar med långtids-EKG till sitt befintliga Sectra PACS. Med produkten Sectra Upload & Store Auto har sjukhuset fått till en ökad automatisering och minskad manuell hantering av patientdata, vilket har lett till kortade ledtider för remitterande läkare och patienter, besparingar i tid för administrativt arbete och minskad risk för mänskliga misstag. Vi tog kontakt med Södersjukhusets Lotta Lundbäck, objektspecialist RIS/PACS och förvaltningsproduktledare för Fysiologiska kliniken, samt Gustav Alvfeldt, teknikchef för verksamhetsområde Bilddiagnostik och förvaltningsledare för förvaltningsobjektet Bild och Funktion, för att få veta mer om projektet.
Verksamhetsområdet Bilddiagnostik på Södersjukhuset omfattar de tre kärnverksamheterna Röntgenkliniken, Fysiologiska kliniken och Bröstcentrum Mammografi. Gustavs och Lottas enhet jobbar med att stötta dessa verksamheters processer som kräver någon form av system- eller teknikstöd. ”Vi är det enda verksamhetsområdet på sjukhuset som har en egen systemförvaltningsenhet”, inleder Gustav. ”VO Bild har en stor mängd system och kopplingar med Medicinteknik och integrationer mot saker och ting – en påtagligt avancerad systemmiljö som vi anser kräver lokala systemförvaltningsresurser. Det är ett fyrtiotal system som vi, tillsammans med resurser från Medicintekniska avdelningen, på något sätt ansvarar för inom förvaltningsobjektet Bild och Funktion.”
Bland dessa IT-system ingår Sectra PACS och RIS, som sjukhuset har förlitat sig på för medicinsk bildhantering i hela två decennier. ”Systemförvaltningens största och viktigaste system är RIS och PACS”, säger Lotta och fortsätter: ”Det är sjukhusets näst största system efter journalsystemet och det påverkar inte bara bildverksamheten utan är något som hela sjukhuset är beroende av. Men eftersom vi har tätt samarbete med Medicintekniska avdelningen så blir vi inblandade i deras system också, som GE CardioDay och Siemens syngo.via.”
”Den Fysiologiska kliniken har fler IT-system än Röntgenkliniken, trots att radiologin är en avsevärt mycket större och mer akut belastad verksamhet”, beskriver Gustav och Lotta fyller i: ”Ja, vi har många fler – men till storleken mindre – system på Fysiologen för att stödja alla undersökningar. Dessutom är Fysiologens metoder ackrediterade. Nästan varje undersökning har en egen maskin och en egen tillhörande mjukvara som behövs för att kunna analysera data. Vi har hittills lagrat väldigt lite i Sectra PACS på Fysiologen eftersom filerna behöver vara i DICOM-format. Det är en del rapporter från till exempel långtids-EKG och spirometri som förts över manuellt och vi skannar in en del kärlprotokoll från kärlultraljud, men mycket annat lagras i sina respektive separata system. Samtidigt vet vi att det finns kliniker som vill ha tillgång till dessa data för sina patienter och då måste de ju ha samma system.”
En tredygnsundersökning tog sju till tio minuter att föra över, vilket gjorde att sekreteraren satt ett par timmar per gång, ett par dagar i veckan, för att bara föra över rapporter till PACS.
Drivkraften bakom sådana här initiativ är primärt att effektivisera arbetsflöden. Verksamheten ska inte behöva sitta med denna typ av uppgifter. Det ska vara rätt person på rätt plats som gör rätt saker och det som kan automatiseras bör automatiseras.
Gustav Alvfeldt, teknikchef för verksamhetsområde Bilddiagnostik och förvaltningsledare för förvaltningsobjektet Bild och Funktion, Södersjukhuset.
Det var här, i överföringen och lagringen av viktiga undersökningsrapporter, man identifierade en möjlighet till förbättring och effektivisering, vilket lade grunden för det kommande pilotprojektet med Sectra Upload & Store Auto för långtids-EKG. ”För några år sedan, innan varken jag eller Lotta arbetade här, gjorde den centrala IT-avdelningen så kallade digi-ronder”, berättar Gustav. ”De gick runt på alla verksamheter på sjukhuset och frågade personalen vad de skulle vilja förbättra eller få bort relaterat till IT-miljön. Det var ett starkt fokus på manuella moment. När jag tillträdde fick jag ta del av resultatet av den här digi-ronden och jag ordnade ett uppföljande möte med företrädare på Fysiologen och våra verksamhetsutvecklare. De pekade på flera saker de skulle vilja göra och hanteringen av CardioDay-rapporter var en sådan.”
”Det är främst vid långtids-EKG som vi använder mjukvaran CardioDay”, förklarar Lotta. Med långtids-EKG mäts hjärtats rytm under flera dygn för att kunna fånga arytmier som inte är konstanta. Undersökningen används bland annat vid utredning av hjärtklappning, yrsel eller svimning. ”Vi gör ungefär 1 500 långtids-EKG per år här på Sös”, fortsätter hon. ”Patienten kommer till avdelningen för påkoppling och avkoppling av engångselektroder som fästs på överkroppen, något som en biomedicinsk analytiker, BMA, tar hand om. Dessa elektroder kopplas till en liten bärbar enhet som registrerar all elektrisk aktivitet i hjärtat kontinuerligt i patientens vanliga miljö. När patienten har återlämnat utrustningen bearbetas data och förs över av en BMA till CardioDay, där läkaren bearbetar vidare och analyserar registreringen innan utlåtandet skrivs och skickas till den remitterande läkaren. Sedan var det någon som behövde lagra det här i vårt PACS.”
Lotta Lundbäck, objektspecialist RIS/PACS och förvaltningsproduktledare för Fysiologiska kliniken, Södersjukhuset.
”Filerna behöver vara i DICOM-format för att kunna lagras i PACS och i fys-världen så är inte allting DICOM-ifierat som i röntgenvärlden”, beskriver Lotta vidare. ”Tidigare hade vi en mjukvara som heter DICOM Print, en speciallösning där vi hade en sekreterare från den administrativa servicen som satt några dagar i veckan. Sekreteraren gick in i CardioDay där det fanns en arbetslista och hon skapade en PDF-fil från den listan. Sedan var hon tvungen att följa flera steg för att överföra den här PDF-filen till DICOM Print som låg på en egen dator – det fanns bara en dator med det här programmet installerat. Vid den arbetsstationen var hon sedan tvungen att följa instruktioner i DICOM Print för att filen skulle överföras till PACS. För att kunna överföra till PACS var hon dock först tvungen att skapa en bokning i RIS – hon var till och med tvungen att skapa det på en egen modalitet och sedan överföra till RIS – gå in i PACS, ändra undersökningsdatum, osv. Det var alltså väldigt många manuella steg för att kunna skapa och lagra en rapport. En tredygnsundersökning tog sju till tio minuter att föra över, vilket gjorde att sekreteraren satt ett par timmar per gång, ett par dagar i veckan, för att bara föra över rapporter till PACS. Dessutom krånglade DICOM Print-lösningen ofta så vi hade väldiga problem med det.”
”CardioDay har så pass liten korttidslagring”, kompletterar Gustav, ”så när DICOM Print-lösningen inte fungerade kunde det i värsta fall bli så att verksamheten fick lagra EKG-rapporterna på externa media och bunkra upp, för att kunna trycka på och exportera in massor på en gång senare. Fysiologen hade i princip alltid tillgång till rapporterna, men det finns ju en remittent som också vill kunna ta del av värdena som den här utrustningen genererar och rapporten kommer inte till dem om den ligger i limbo i systemet för att vi inte kan arkivera.”
Det är ett mycket renare och effektivare arbetsflöde nu.
”Drivkraften bakom sådana här initiativ är primärt att effektivisera arbetsflöden”, förklarar Gustav. ”Verksamheten ska inte behöva sitta med denna typ av uppgifter. Det ska vara rätt person på rätt plats som gör rätt saker och det som kan automatiseras bör automatiseras. Speciellt om vi har medicinskt utbildad personal som håller på med administrativa flöden, det är ”kompetensslöseri”. Därutöver vill vi också kapa all form av manuell inmatning, då det alltid innebär en risk för att skriva fel eller skriva på olika sätt. Kan man ange personnumret på sju olika sätt då gör man liksom det.”
”I det här projektet med Sectra Upload & Store Auto löste vi flera steg”, säger Lotta. ”Vi löste först att BMA:erna fick en arbetslista så att det blev standardiserad data, istället för att de skrev in data manuellt i CardioDay så hämtade vi en arbetslista från RIS. Detta steg är nu helt automatiserat, ingen behöver göra den administrationen.”
”I samband med att fysiologerna skriver i sina utlåtanden i RIS/PACS har de CardioDay öppet vid sidan om”, fortsätter hon. ”Där skapar de PDF-rapporten som nu lagras automatiskt med ett unikt filnamn enligt ett standardiserat format in i PACS via Sectra Upload & Store Auto, och filnamnet matchas mot undersökningen i RIS för att säkerställa att allt synkas rätt. All konfiguration görs av oss eller den Medicintekniska avdelningen, så det är inga användare som kan förstöra någonting i filnamn eller så. Användarna skapar bara rapporten, de ser inte vad som händer i bakgrunden.”
Hon fortsätter: ”Missar läkarna steget att skapa PDF-filen dröjer det ju någon dag till, men annars finns rapporten nu tillgänglig i PACS i samband med utlåtandet, vilket såklart är mycket bättre för den remitterande läkaren. Förut kunde det dröja ända upp till en månad innan den fullständiga rapporten fördes över – det gjordes oftast i en skörd om ungefär 100 stycken åt gången.”
”Dels blir det mycket säkrare för patienten att data inte hanteras manuellt, dels får klinikerna tillgång till de kompletta uppgifterna mycket snabbare än tidigare”, förtydligar Gustav.
I och med att Södersjukhuset är anslutna mot BFT Lagringstjänst – ett Region Stockholm-gemensamt multimediaarkiv (VNA) som används för att samla, bearbeta, kommunicera, lagra och visa text- och bildinformation för vårdgivare – så kan andra verksamheter på andra sjukhus också nå rapporten. ”Rapporten lagras automatiskt i BFT när vi lagrar i vårt PACS”, förklarar Lotta. ”Det innebär att oberoende var patienten kommer i Stockholm så kan de se vad vi har kommit fram till. Det är otroligt viktigt, tycker jag. Det är en nyckel till snabb diagnostik och att få behandling i tid. Inte minst är det en stor fördel för framtida undersökningar om patienten kommer tillbaka igen, då behöver man inte gräva i arkiverat rådata. Det tänker jag också sparar tid och ger ett mervärde för såväl läkare som patient.”
Sectra Upload & Store Auto kan användas för automatiserad import av en stor bredd av multimediaformat, till exempel PDF, bilder och videor, via modalitet eller applikation som själv inte kan skapa DICOM-formatet. Produkten är en del av sviten Sectra Enterprise Capture, som innefattar flera olika lösningar för import av icke-DICOM-filer för en mer patientcentrerad helhetslösning av informationsdelning.
Tanken är att vi ska kunna återanvända exakt det som vi gjorde för CardioDay-flödet, där Sectra Upload & Store Auto är en jätteviktig komponent, även för andra flöden. Vilka dessa är återstår att se, men i min värld så borde det kunna finnas fler sådana här ”pappersflöden” där vårdpersonalen tvingas lägga tid på fel saker.
”I det här projektet såg vi över hela arbetsflödet och funderade på våra egna rutiner som bara har löpt på i flera år utan att någon ifrågasatt dem egentligen – bara det gav ett mervärde, upplever jag”, säger Lotta. ”Det finns fortfarande en del manuella steg kvar – vi behöver fortfarande arkivera data i CardioDay och kolla av så att allt det automatiska har gått rätt till, exempelvis via säkerhetslistor i PACS – men det är ett mycket renare och effektivare arbetsflöde nu. Nu behöver vi inte ha en sekreterare som sitter och gör alla de här stegen, alltså upp till sju till tio minuter per patient. Med ungefär 1 500 undersökningar per år motsvarar detta en årlig tidsbesparing bara i ren administration på upp till 250 timmar.”
Hon fortsätter: ”Varenda steg i en arbetsrutin som ska utföras av någon är ju ett steg som någon ska minnas att de ska göra. Kan man effektivisera eller ta bort alla de stegen – särskilt om det är ett onaturligt steg där en helt annan personalkategori behöver gå in och hjälpa till – så är det en jättevinst. För vi ska inte ha BMA:er eller medicinskt utbildad personal som gör administration, som Gustav var inne på. Nu blir det ett renare flöde för BMA:erna som får bättre koll på varje steg som händer, de har mycket bättre kontroll på de här patienterna från ax till limpa, om man säger så.”
”Tanken är att vi ska kunna återanvända exakt det som vi gjorde för CardioDay-flödet, där Sectra Upload & Store Auto är en jätteviktig komponent, även för andra flöden. Vilka dessa är återstår att se, men i min värld så borde det kunna finnas fler sådana här ”pappersflöden” där vårdpersonalen tvingas lägga tid på fel saker”, säger Gustav avslutningsvis.
Ett översiktligt flödesschema över det nya informationsflödet för undersökningen långtids-EKG på Södersjukhuset (bild från Gustav Alvfeldt).
Södersjukhuset, även kallat och förkortat Sös, är beläget på Södermalm i centrala Stockholm. Med en av norra Europas största akutmottagningar är akutsjukvård i centrum och utgör tillsammans med de stora folksjukdomarna Södersjukhusets specialitet. De bedriver även omfattande klinisk forskning och utbildning. Södersjukhuset har cirka 5 000 medarbetare och till sjukhuset söker ungefär 150 000 patienter för akuta besök varje år.
Foto: Torkel Ekqvist, Fotogruppen Södersjukhuset
