Region Östergötland har en uttalad strategi för hur medicinska bilder och multimedia ska hanteras i sina verksamheter. I så stor utsträckning som möjligt vill de nyttja en centraliserad lagring i en regionsgemensam plattform – ett så kallat VNA, leverantörsneutralt arkiv. Detta för att bland annat minimera antalet IT-system och reducera teknisk komplexitet, men också för ökad datasäkerhet. Men i takt med att fler verksamheter inför ett multimediaflöde med lagring i det regionala arkivet ökar också de manuella importerna. Dessa är mer tids- och resurskrävande samt innebär större risk för fel i jämförelse med automatiska flöden. Nu arbetar regionen med att automatisera så många manuella importer som möjligt och har därför implementerat lösningen Sectra Upload & Store App på flertalet verksamheter, vilket har resulterat i ökad patientsäkerhet, bättre tillgänglighet och stora tidsvinster. Vi besökte Universitetssjukhuset i Linköping för att lära oss mer om införandet och vägen framåt mot en mer patientcentrerad vård.
Som vårdadministratörer fick vi lägga 3–4 timmar om dagen på att flytta över bilder från kameror till PACS. Det tog väldigt mycket av vår tid, så därför var vi intresserade av en annan lösning som kunde frigöra tid för oss att lägga på annat.
Med hjälp av appen får du med dig patientinformationen från journalsystemet, som i sin tur har en synkning mot befolkningsregistret, så du har alltid korrekta uppgifter. Det var också en starkt bidragande faktor till att vi ville införa det här.
Regioner och vårdgivare världen över implementerar i ökande grad heltäckande så kallade enterprise imaging-lösningar för att underlätta samarbete mellan olika discipliner och öka effektiviteten vid hantering av medicinska bilder och multimedia. Patienter rör sig ofta mellan olika avdelningar som producerar bilder, video, ljud och dokument för att specialister och remittenter ska kunna ställa rätt diagnos och i slutändan ge rätt behandling. För att kunna tillhandahålla patientcentrerad vård behöver all denna information följa patienten och snabbt göras tillgänglig för relevanta parter, oberoende av var i vårdprocessen patienten befinner sig. Detta är en av utmaningarna som ett enterprise imaging-system syftar till att lösa – och något som Region Östergötland har siktet inställt på.
Niklas Lagerström, förvaltningsledare IT på förvaltningsobjekt Bild inom medicinteknisk IT på Region Östergötland
Niklas Lagerström, förvaltningsledare IT på förvaltningsobjekt Bild inom medicinteknisk IT på Region Östergötland, inleder med att berätta att de var relativt tidigt ute med en vision om att hantera och lagra bilder, multimedia och patientinformation i en central och regionsgemensam plattform.
”Vi fattade beslutet att implementera ett verksamhetstäckande multimediasystem runt 2014/15 och valet landade snart på att utöka vårt existerande radiologi-PACS från Sectra till att också omfatta Sectra VNA”, säger han. ”I den mån det är möjligt ska Sectra VNA användas som gemensamt arkiv för all bilddata, men också annan multimedia. Vi eftersträvar en central lagring och har successivt avvecklat andra bildhanterings- och lagringssystem för att i stället nyttja Sectra VNA – så sent som under våren 2023 avvecklades ett system för multimedia till förmån för vårt VNA. Det gör att vi ur ett IT-perspektiv får mindre förvaltningskomplexitet och bättre transparens i kostnader men också ökad lagringssäkerhet, då det tas regelbundna backuper och vi har speglad data mellan två olika serverhallar. Dessutom loggas allt och vi kan se vem som har varit inne på vilken patient i systemet.”
Regionen införde under 2015 en multimediamodul i sitt journalsystem, Cambio COSMIC, som enligt Niklas möjliggjorde ett harmoniserat multimediaflöde för alla verksamheter. Detta lade i sin tur grunden för att göra centraliserad lagring möjligt. Under de senaste åren har de gjort verklighet av strategin på ett stort antal verksamheter inom regionen och i dag är det drygt 120 verksamheter som har infört multimediaflöden med lagring i Sectra VNA, bland annat hudkliniken.
”Under 2018 genomförde vi ett projekt vi kallade Hudprocessen. Alla vårdcentraler – regionala såväl som privata – började ta hudbilder på mobila enheter och manuellt importera dessa till Sectra VNA”, fortsätter han. ”Syftet var att öka och snabba på tillgängligheten av hudfoton, och på så sätt snabbare kunna upptäcka hudförändringar och potentiella cancerfall. Med central lagring i Sectra VNA kunde bilderna som togs på vårdcentralen smidigt delas med läkaren på hudkliniken, som genom granskning i Sectra PACS kunde avgöra om patienten behövde komma in till kliniken eller inte.”
Flera verksamheter har tidigare inte haft någon lagringsstrategi och därför inte lagrat bilder eller annan media, andra verksamheter har nu fått krav på sig att allt ska journalföras, beskriver Niklas vidare. ”Det resulterar i att antalet verksamheter i Sectra VNA, och därmed även antalet importer – framför allt de manuella – ökar varje år. Varje manuell bildimport tar i bästa fall 2–3 minuter att göra, utifrån de kraven vi har inom regionen. Vi har inte möjligheten att importera direkt från mobil enhet, utan vi måste göra en mellanlagring innan vi kan importera. Under 2022 hade vi drygt 53 000 manuella importer, och siffran kommer bli ännu högre 2023 – det blir därför mycket tid som läggs på de manuella importerna.”
De manuella importerna till Sectra VNA har alltså ökat i takt med att fler verksamheter börjar lagra sitt bilddata där. Eftersom dessa är väldigt tids- och resurskrävande såg regionen ett behov av att börja automatisera och effektivisera. Dessutom såg man ett behov av att stärka patientsäkerheten, då manuell hantering innebär en ökad risk för fel. ”Här på IT-avdelningen har vi haft 2–4 ärenden i veckan som gäller just bilder på fel patient, där vi har fått hjälpa till att manuellt flytta bilderna. Och det kan säkerligen finnas ett mörkertal”, säger Niklas.
Med målsättningen att automatisera så många manuella importer som möjligt valde därför Region Östergötland att börja leta efter andra lösningar, och helst ville de se en mobilapplikation. Niklas berättar att de snart fick kännedom om att Sectra skulle utveckla en egen applikation för just detta användningsområde och att de då fick frågan om de ville vara delaktiga i utvecklingen av produkten och bidra med värdefull input.
”Ett sådant erbjudande kunde vi inte tacka nej till, det är klart att vi ville det. Det kändes också som ett naturligt steg att välja appen från Sectra – en gammal leverantör till oss som vi har haft ett nära samarbete med sedan 90-talet. Av tidigare erfarenheter så vet jag att det är en otroligt snabb respons och support från er.”
Niklas beskriver vidare att när Sectra Upload & Store App väl var lanserad kom neurologiska mottagningen med en förfrågan om att förbättra sitt flöde för videoinspelning – att kunna spara, titta på och dela videofiler på ett bra sätt. De spelar bland annat in patienters gångmönster och jämför över tid under medicinering för att följa progressen. I mars 2022 blev de den första verksamheten i regionen att använda appen från Sectra.
”Tidigare filmade de med videokameror, vilka sedan lämnades till avdelningens administratörer som manuellt plockade ur minneskortet och flyttade över filerna till en dator. Filerna lagrades på en lokal fileshare på mottagningen, men filerna fick inte vara namngivna så att de kunde kopplas till en patient. Det var därmed svårt att hitta rätt fil till rätt patient, men också att dela med sig av filmerna till andra verksamheter. Ett onödigt krångligt och tidsödande förfarande”, förklarar Niklas.
Enligt Niklas upplever verksamheten både ökad tillgänglighet och minskad resurs- och tidsåtgång för importerna efter införandet av Sectra Upload & Store App. ”Handläggningstiden från videoinspelning tills det att filmen är färdig att granskas har minskat drastiskt. Utöver tidsvinsten ser vi också en fördel i att det är färre resurser som behöver peta i en och samma undersökning.”
Vår ambition är att ersätta så många manuella importer som möjligt med Sectra Upload & Store App. Tar en verksamhet bilder med kamera i dag ska den ersättas med mobila enheter och appen, och har de redan mobila enheter, men bilderna lagras lokalt på enheten, ska appen införas.
Efter det lyckade införandet på neurologen har regionen fortsatt att införa appen på flertalet verksamheter och den används i dag bland annat på hudkliniken, hand- och plastikkirurgiska kliniken inklusive brännskadeintensivvårdsavdelningen (BRIVA), lungmedicinska kliniken, smärtenheten och ett tiotal vårdcentraler inom primärvården. Niklas förklarar att det främst handlar om stillbilder i dessa verksamheter, till skillnad från hos neurologen.
”Just BRIVA tar bilder med en annan mobilapplikation, i vilken de även gör analyser av bilden”, fortsätter Niklas. ”Tack vare Sectra-appens funktion att importera bilder från mobilens kamerarulle, kan de nu importera även dessa bilder till Sectra VNA direkt på den mobila enheten och slipper manuellt ladda över bilderna på en dator innan de kan importera dem, vilket de behövde göra tidigare.”
Niklas och hans team hanterar införandet av appen hos en ny verksamhet på egen hand – allt från att ta emot en förfrågan från verksamheten, till kartläggning, konfiguration och utbildning i användandet av appen. ”Det är ett väldigt snabbt och enkelt införande. Tittar man på hela multimediaflödets införande, alltså från journalsystemet och hela vägen in till PACS, så är det otroligt lite vi behöver göra för att få i gång app-flödet för en verksamhet”, beskriver han.
På frågan om hur appen har tagits emot av användarna ute i verksamheterna svarar Niklas att hans upplevelse är att den har tagits emot positivt, inte minst med hänsyn till den ökade patientsäkerheten. ”De tycker att det automatiserade flödet är jättebra – att slippa importera bilder manuellt och behöva ’gissa sig till’ vilka bilder som hör till vilken patient.”
Niklas återkommer till arbetsflödet som togs fram 2018 under projektet Hudprocessen, som gick ut på att börja en bildserie med patientinformation, ta sina bilder och avsluta bildserien med samma patientinformation, så att det inom de två bilderna är samma patient. ”Problemet är ändå, i och med att du gör en manuell bildimport, att det finns en risk att du väljer fel bilder via utforskaren, trots att du har de här före- och efterbilderna. Med Sectras app får användaren nu med sig patientinformationen genom hela flödet och bildtagningen. Patientinformationen kommer från bokningen i journalsystemet, där dessa uppgifter dessutom har synkats mot befolkningsregistret. Det var också en starkt bidragande faktor till att vi ville införa det här. Antalet ärenden där vi på IT behöver hantera flytt av bilder som har hamnat på fel patient har nu minskat väsentligt.”
Vid vårt besök på Universitetssjukhuset i Linköping passar vi också på att hälsa på hudkliniken – en stor bildproducerande verksamhet, som utför 350–400 undersökningar i månaden med i genomsnitt 6–10 bilder på varje undersökning. Där får vi träffa Elin Johansson och Alexander Shams, som arbetar som vårdadministratör respektive specialistläkare och tumöransvarig.
Elin Johansson, vårdadministratör på hudkliniken, Universitetssjukhuset i Linköping
”Det var under 2018 vi bytte ut systemkameror mot mobiltelefoner”, inleder Elin. ”Dessa bilder lagrades lokalt på enheten och laddades upp till det centrala arkivet av en vårdadministratör. Det tog väldigt mycket av vår tid, vi fick lägga 3–4 timmar om dagen på att flytta över bilder. Så därför var vi intresserade av en annan lösning som kunde frigöra tid för oss att lägga på annat.”
”Det hände också att man glömde ta den där första eller sista personnummerbilden”, fortsätter hon. ”Ibland hamnade bilderna på fel patient och det är ingenting som vi själva kunde lösa, utan då fick vi kontakta vårt IT-stöd som gick in och flyttade bilderna manuellt. Det tog ju också onödig tid.”
Sedan juni 2023 tar hudkliniken i stället bilder med Sectra Upload & Store App, bilder som automatiskt laddas upp till Sectra VNA. Som tidigare nämnts har de även tillgång till patientinformation i appen, då de i förväg skapat upp ett mediaunderlag i journalsystemet som blir tillgängligt för läkaren via en arbetslista i appen. Både Elin och Alexander upplever att patientsäkerheten har stärkts sedan införandet. ”Du bekräftar hela tiden att det är rätt patient innan du tar kort. Vi känner oss mycket tryggare nu i att säkerställa att rätt bilder hamnar på rätt patient och att sekretessmaterial inte riskerar att hamna i fel händer”, säger Elin.
Alexander Shams, specialistläkare och tumöransvarig på hudkliniken i Linköping
Det nya arbetsflödet har friat upp en halv heltidstjänst för vårdadministratörerna – tid som de kan lägga på journalföring och projekt som de tidigare inte hann med. Själva uppladdningen av bilderna hanteras i dag direkt av läkaren vid bildtagningen. Det är ett litet extra moment för hudläkaren, men Alexander anser att vinsterna med detta väger tyngre än det lilla extra arbetet för dem. ”Det är rimligt mycket för den extra säkerheten och totala tidsbesparingen som vi får. Det är inga svåra eller omständliga grejer alls”, säger han.
Alexander beskriver vidare att de manuella bildimporterna tidigare också innebar att läkarna behövde vänta till dagen efter bildtagning för att få tillgång till dem, eftersom import endast skedde varje förmiddag. Nu sker importen till Sectra VNA omgående efter utförd undersökning, vilket minskar ledtiderna och ökar tillgängligheten. Han nämner konsultation och handledning av ST-läkare som exempel – de kan direkt titta på bilderna på en stor skärm i stället för att behöva trängas vid en mobilskärm. Det möjliggör även för fjärrkonsultation, då bilderna blir tillgängliga i den regionsgemensamma plattformen omgående, i stället för att behöva gå till varandra för att se bilderna. Att bilderna snabbt blir tillgängliga i Sectra VNA gör det också möjligt att dela dem mellan kliniker så att de slipper mejla bilderna till varandra.
Elin minns att det fanns ett visst motstånd och oro hos läkargruppen när lösningen presenterades, men att införandet har fungerat bra.
”Det var lite mer motstånd än vad jag trodde i början när vi var här och presenterade och skulle i gång”, beskriver hon. ”Vi kände att det fanns lite oro i läkargruppen, men jag har inte hört någonting negativt sedan vi började, utan det har fungerat bra. De flesta som har börjat med ett nytt IT-system någon gång vet ju att det alltid brukar krångla lite i början. Så det är klart att det fanns en oro, men det har gått väldigt smärtfritt.”
”Anledningen till att det har gått bra tror jag beror på att appen är väldigt välgenomtänkt och anpassad till den verksamhet vi har. Att vara så enkel och användarvänlig som möjligt för att det ska bli en smärtfri övergång”, kompletterar Alexander.
Men precis som för alla lösningar finns det förbättringspotential. Sectras app är fortfarande relativt ny och de tidiga användarna inom Region Östergötland bidrar med värdefull input till Sectras produktutveckling för att göra lösningen ännu bättre. Alexander framhåller att vissa funktioner inte är helt intuitiva och att de önskar få tydligare återkoppling i användargränssnittet om man exempelvis glömt att ladda upp bilder, vilket har hänt dem på hudkliniken vid något enstaka tillfälle. Niklas uttrycker också önskemål ur ett IT-perspektiv om förenklad administration och konfiguration, då detta i dag sker på olika ställen.
Vad gäller planen framåt så repeterar Niklas att deras ambition är att ersätta så många manuella importer som möjligt med Sectra Upload & Store App. Tar en verksamhet bilder med kamera i dag ska den ersättas med mobila enheter och appen, och har de redan mobila enheter, men bilderna lagras lokalt på enheten, ska appen införas. ”Planen är att bredda användandet så mycket som möjligt, att försöka få in appen framför allt inom primärvården. Det är där vi har ett högt flöde av patienter och personalen har väldigt lite tid per patient.” Niklas berättar att näst på tur står några vårdcentraler och akutmottagningen i Linköping.
Nästa steg i deras arbete med central lagring i Sectra VNA är att försöka automatisera multimediaflödena för de verksamheter där man i dag kör ett manuellt flöde. Om det inte går, ska det manuella flödet förenklas så mycket som möjligt, till exempel genom att införa Sectra Upload & Store Web – en annan lösning inom Sectra Enterprise Capture-sviten, som innefattar flera olika lösningar för import av icke-DICOM-filer för en mer patientcentrerad helhetslösning av informationsdelning. ”Det tror jag kommer förenkla och effektivisera det manuella flödet oerhört mycket”, avslutar Niklas.
Upload & Store App är Sectras mobilapplikation för fångst och lagring av medicinska bilder och videor. Vid fångstillfället kan användare manuellt ställa in fokus och justera ljusstyrka. Media som fångas i appen kan taggas med metadata såsom kroppsdel, lateralitet samt undersökningskommentar. Undersökningarna importeras automatiskt till Sectra VNA direkt från den mobila enheten.
Media som fångas i appen lagras temporärt på en krypterad yta på den mobila enheten och kan därför endast nås inifrån appen och ej från några andra applikationer på den mobila enheten. Efter lyckad uppladdning tas de bort från den mobila enheten. Bilder och videor kan endast ses av användaren som fångade dem, även om fler användare kan logga in på samma enhet.
Appen erbjuder tre möjliga arbetsflöden:
Upload & Store App är en del av produktsviten Sectra Enterprise Capture, som innefattar flera olika lösningar för import av icke-DICOM-filer för en mer patientcentrerad helhetslösning av informationsdelning.
I Region Östergötland ingår Universitetssjukhuset i Linköping, Vrinnevisjukhuset i Norrköping och Lasarettet i Motala samt ett 30-tal vårdcentraler och andra enheter inom primärvården som tillsammans ansvarar för vården av regionens drygt 470 000 invånare. Regionen har cirka 14 000 medarbetare och bedriver avancerad sjukvård med spetskompetens och är framstående på flera områden inom högspecialiserad vård, såväl nationellt som internationellt. Östergötland har haft Sectra som leverantör av lösningar för medicinsk bildhantering sedan tidigt 1990-tal.
Foto: Region Östergötland
