Helt digital röntgen­mottagning sparar tid för såväl medarbetare som patienter

Sectra: Hur, när och varför startade Mjärdeviprojektet?

Liselotte: Region Östergötland har under de senaste fyra åren drivit ett projekt som heter ”Digital kommunikation med patienterna”.  Detta projekt startades på uppdrag av Mathias Axelsson, verksamhetschef för röntgenkliniken i Linköping, med målet att digitalisera processen för patienterna på röntgen. Målet och visionen med den separata röntgenenheten var att ha en mottagning utanför universitetssjukhuset för ett snabbare flöde och ökad tillgänglighet. Vi ville också göra det bekvämare och enklare för de patienter som inte nödvändigtvis behöver undersökas på sjukhuset – nu kan patienter med remiss till röntgen få sin undersökning utförd snabbt och smidigt på enheten i Mjärdevi i stället för på det stora universitetssjukhuset.

Hur går det till rent praktiskt för en patient och vad är skillnaden jämfört med att besöka sjukhuset?

Hela flödet från kallelse till besök är digitaliserat och patienten kan enkelt sköta sin bokning via mobilen. Genom en länk kan patienten själv boka om sig och det skickas ett sms när det är dags för besöket.

För patienten är det enkelt att ta sig till vår nya röntgenenhet, som ligger nära bostäder och arbetsplatser – det finns goda kommunikationsmöjligheter med parkeringsplatser och busslinjer direkt utanför. Patienten registrerar sig vid ankomst själv på en digital terminal i väntrummet och blir sedan hämtad av personal som hjälper patienten till rätt undersökningsrum. Enheten erbjuder undersökningar med datortomografi, skelettröntgen, lungröntgen och ultraljud. Efter undersökningen finns svaret efter en tid tillgängligt via journalen på nätet, men det delges även patienten via brev.

Foton: Region Östergötland

Varför gör ni det här just nu?

Tekniken har inte varit redo förrän nu. Behovet av en klinik som endast fokuserar på radiologiundersökningar är enormt. Våra patienter kräver att de på ett enkelt och snabbt sätt kan genomföra sin undersökning samt både få och kunna ändra sin bokade tid digitalt.

Vilka vinster ser ni för patienterna?

Att få sin undersökning gjord på röntgenenheten i Mjärdevi är en snabb och smidig process för våra patienter. En undersökning tar endast upp emot 20 minuter, jämfört med upp emot en timme tidigare. Det finns förberedelserum där patienten bland annat får en liten nål, en infart, i armen för att spruta in kontrastvätska. Detta sker utanför undersökningsrummet. Genom att arbeta på ett nytt sätt kan vi vara mer effektiva och spara tid för såväl medarbetare som patienter. Till exempel tar en skelettröntgen nu maximalt 10 minuter.

Syftet med kliniken är att producera röntgenundersökningar och vi har inga krav på att avsätta tid för akuttider eller svårt sjuka patienter. Ett effektivt flöde i Mjärdevi innebär att det frigörs värdefull tid och utrymme på universitetssjukhuset, där tillgängligheten ökar för bland annat akutfall och inneliggande patienter – vi får mer tid och bättre förutsättningar för att hjälpa de svårt sjuka patienterna.

Vilka vinster ser ni för regionen?

Det är en effektivare och mer kostnadsbesparande verksamhet. Det är en enorm effektivitet i bokningen, det behövs ingen personal för att hantera av- och ombokningar via telefon. Hela brevhanteringen är effektiviserad – det hanteras i Sectras produkt för kallelsebrev (Sectra Appointment Letter Service, SALS). Kallelserna skickas digitalt till PostNord, som delar ut dem till digitala eller fysiska brevlådor. Våra kostnader sänks då vi inte längre behöver skicka brev själva, vi sparar in pengar både för personal och porto. Tack vare den digitala ankomstregistreringen behövs heller ingen reception i Mjärdevi och därmed sparar vi lokalyta, personal, datorer och inredning.

Hur har samarbetet med Sectra sett ut i det här projektet?

Målet var att, med Sectras hjälp, införa digital ankomstregistrering, skicka digitala kallelser samt att göra det möjligt för patienterna att omboka sina tider själva via 1177. Regionen inledde 2018 ett samarbete med Sectra för att tillsammans utveckla SALS. Produkten gör det möjligt att konfigurera, administrera och förmedla kallelser till en e-distributionstjänst för patienter som är bokade i Sectra RIS. Vi har tillsammans med Sectra fått ner 130 olika kallelser till 30 gemensamma kallelser inom regionen. SALS har vidareutvecklats över tid och Sectra har skräddarsytt produkten för projektet. Vi är nu i mål och kallelserna från röntgenkliniken kommer som sagt direkt till patientens mobil.

Har ni behövt någon hjälp från Sectra med ankomstregistrering?

I början av coronaviruspandemin hjälpte Sectra till med att införa digital ankomstregistrering på röntgenenheten på universitetssjukhuset, där både akutmottagningen och receptionen försågs med Sectras utrustning. Därefter har deras mjukvara integrerats i regionens befintliga självbetjäningsautomater och driftsatts på den nyetablerade kliniken i Mjärdevi.

Finns det behov av att etablera fler liknande mottagningar?

Målet är att alla röntgenkliniker inför detta arbetssätt framöver. Målet är också att patienterna i framtiden själva ska kunna direktboka sina tider, inte bara av- och omboka dem. Det kommer självklart inte att fungera fullt ut, då det krävs särskilda förberedelser inför vissa undersökningar. Men vi siktar på att kunna införa detta så brett som möjligt.

Vad ser ni som kommande steg i digitaliseringen?

Det kvarstår nu att gå vidare med att breddinföra digital kommunikation med patienterna inom hela Östergötland. Därefter finns önskemål att även kunna digitalisera svarsprocessen. Vidare ser vi som alla andra självfallet fram emot att kunna fortsätta implementera olika AI-baserade lösningar som kan vara av nytta för oss inom radiologin.