Strukturerade svar och svarsmallar – något för alla undersökningar och metoder?
På frågan om vilka undersökningar och metoder strukturerade svar och svarsmallar passar bäst för svarar Kristian att det passar väldigt bra för exempelvis kärlultraljudsundersökningar. ”De svaren består av en tabell där man skriver in sina mätvärden, flödeshastigheter och stenosgrader, en skiss där man ritar det undersökta kärlträdet och ritar in stenoser och sedan en ganska kort bedömningsdel, men där tabell och skiss är en stor del av informationen i svaret. De kan vi inte göra utan strukturerad rapportering. För PET-CT, å andra sidan, använder vi oss av en standardtextmall i Sectra Reporting för att få en bra struktur och uppbyggnad av de olika delarna, men där är det ju ändå fritext.”
”För vissa undersökningstyper har vi en kombination av svarsmall i Sectra Reporting och i Sectra Forms, vilket upplevs lite tungrott”, förklarar Kristian och fortsätter. ”Vi är fortfarande i ett tidigt skede i den här omställningen och jag ser förbättringspotential både i våra egna mallar och i Sectras verktyg för att få det ännu bättre och smidigare. Där har vi ett väldigt bra och nära samarbete med Sectras utvecklare och jag hyser gott hopp om att vi kommer att vidareutveckla den här lösningen på ett bra sätt tillsammans.”
Exempel på kombination av textmall och Sectra Forms-svarsmall i Region Skåne.
”Jag skulle säga att svarsmallarna i Sectra Forms passar för precis allt – du kan skapa extremt komplexa mallar och extremt enkla mallar”, svarar Jonas när vi ställer samma fråga till honom. ”Däremot blir arbetsinsatsen att skapa en väldigt enkel mall kanske lite för stor i förhållande till vad du får. Men ju mer komplext det blir, ju mer beräkningar som behövs och ju mer individspecifika överväganden som måste göras där du behöver det här med normalvärden. Där blir nyttan med svarsmallarna i Sectra Forms större.”
Vem bör skapa och underhålla svarsmallarna?
Just skapandet av nya mallar och underhåll av de mallar som tas fram är fortsatt en utmaning som både Jonas och Kristian ser, även om det har blivit enklare – och roligare – med det nya verktyget.
”Den första mallen lät vi Sectra bygga i en dialog där vi beskrev våra krav, och då fick vi något som fungerade hyfsat”, beskriver Jonas, som ansvarar för att bygga mallarna för Region Västmanland. ”Men det första vi gjorde var att bygga om den. Vi utnyttjade det som fanns och anpassade den för att passa vår verksamhet bättre. Sectra kommer ju aldrig kunna bygga mallar som alla kommer att tycka om. Det är en enorm fördel att den som bygger mallarna sitter i och förstår verksamheten.”
”Det var en Inlärningströskel att lära sig detta och det tog mycket tid att utveckla de första två mallarna. Men sedan har jag kunnat dra nytta av dessa och det har blivit allt lättare att bygga nya mallar med gamla kunskaper och kodsnuttar. Det har tagit mycket tid i anspråk, men eftersom det har varit väldigt roligt har det inte varit en utmaning på det sättet. Även kommunikationen och samarbetet med Sectra har fungerat bra under resans gång; det har varit otroligt bra folk att ha att göra med”, säger Jonas och fortsätter.
”Just nu är det jag och en till på kliniken som bygger och underhåller mallarna, och tanken är att vi ska hålla det så för att ha lite säkerhet. När dessa mallar väl är framtagna är de väldigt stabila. Skulle vi båda med kort varsel i värsta fall försvinna går det att fortsätta jobba vidare med mallarna, så det är ju inte verksamhetskritiskt. Det är en lägre tröskel för någon att lära sig att underhålla mallarna jämfört med att bygga helt nya.” Jonas beskriver vidare att de för en aktiv dialog internt kring mallarna, men erkänner att det finns en viss enväldighet i besluten kring hur mallarna utformas.
Svarsmallarna byggs i Sectra Forms med hjälp av förenklad YAML i stället för HTML. JavaScript används för att ge liv och funktioner åt mallarna.
I Region Skåne är de beroende av Kristian för skapandet och underhållet av de nya svarsmallarna, något de jobbar på att förändra. ”Jag håller på att lära upp en av våra systemadministratörer, så att behovet av mig skall bli mindre”, berättar han. ”Det är ingen svår programmering, det är att skriva JavaScript och YAML-specifikationer. Men har man aldrig gjort något sådant tidigare kan det såklart vara en tröskel.”
Även Kristian trycker på vikten av att ha någon som förstår verksamheten och arbetet som utförs där som ansvarig för skapandet och underhållet av svarsmallarna. ”Det kan vara svårt att bygga mallar helt utan insyn i verksamheten och medicinska sakkunskaper. En ytterligare fördel med att vi själva hanterar mallarna är att jag inom några få minuter kan rätta till saker som blivit fel, vi behöver inte involvera och vänta på exempelvis Sectra eller annan extern part.”
Nästa steg på den strukturerade resan
När de blickar framåt ser de alla tre ett stort värde av att kunna dela och utbyta erfarenheter, idéer och tankar kring svarsmallar och -flöden med andra regioner och sjukhus i Skandinavien – även detta via Sectra Forms-verktyget och en kundportal som Sectra tillhandahåller.
Jonas menar att mallarna de tar fram kan användas som inspiration och riktmärke av andra, men att de måste anpassas till varje enskild verksamhet. ”Det går att nyttja vårt tänk kring en viss metod. Och vi vill ju att fler klinfys-verksamheter ska använda sig av detta, ju fler som kör på samma sätt desto bättre. Vi kan lära av och inspireras av varandra, och vi lägger grunden till att jobba med exempelvis nationella register i framtiden.”
”Det kan verkligen bli fortsättningen”, instämmer Kristian och menar att ett gemensamt forum där man kan dela mallar och som tillåter diskussion kring dessa skulle kunna vara mycket effektivt.
”Jag tror även att det skulle underlätta med nationellt framtagna Sectra Forms-mallar, men det bör vara inom SFKF (Svensk Förening för Klinisk Fysiologi) och SFNM (Svensk Förening för Nuklearmedicin) som frågan om nationella mallar drivs,” fortsätter han. ”Dessa specialistföreningar samlar representanter från olika verksamheter i hela landet och det skulle få en annan legitimitet om det kommer från dem än om det skulle vara en enskild klinik eller Sectra som driver frågan. Utmaningen ligger i att man har lokala skillnader i arbetsflödet, så det kommer ändå att vara lokala variationer även om man använder sig av en nationell mall som utgångspunkt.”
När det gäller nationellt framtagna mallar är Jonas skeptisk till en central styrning just på grund av de varierande lokala rutinerna, arbetssätten och viljorna. ”Jag tycker våra mallar är bra nog att bli nationella, men det är nog inte alla som håller med om det”, säger Jonas och skrattar. ”Det vi håller på med är ju sådant som är under konstant utveckling – hur snabb är man egentligen på bollen? Man ligger i olika fas, man gör olika bedömningar av vad som är värdefullt. Det finns säkert en liten kärna som man skulle kunna enas kring, men jag tror tyvärr det är för statiskt. Det här är så pass nytt, men det kanske är startskottet för nationella mallar, i alla fall på skelettnivå? Däremot om man nu får till ett slags nationellt forum där man kan se hur andra har tänkt och löst sådana här saker, finns det nog nya förutsättningar för att hitta någon form av nationell standard. Och särskilt om det kommer en – vilket är väldigt tidiga tankar – nationell databas för exempelvis eko-undersökningar, då blir det ännu starkare incitament för en central lösning.”
”Jag tänker att det borde kunna finnas ett slags basutbud som alla är intresserade av till varje undersökningstyp, och så skulle man ju kunna bygga vidare på det”, flikar Annika in.
Om vi backar tillbaka till de respektive verksamheterna i Västmanland och Skåne så arbetar de nu båda med att ta nästa steg och vidareutveckla lösningen, både internt och i samarbete med Sectra, för att få till en allt smidigare svarsmiljö och färre klick. De ser också över hur rapportering till kvalitetsregister och forskning kan gynnas av den alltmer strukturerade svarsskrivningen.
”Vi har ingenting på plats i dag för att rapportera mot kvalitetsregister”, berättar Kristian. ”Jag vet att på röntgen för MR-prostata går svaren direkt till kvalitetsregistret och det finns ett tydligt önskemål inom behandlingen av prostatacancer att det skall standardiseras och rapporteras in även på PET-CT. Att vi får mätvärden sparade på ett standardiserat sätt ger också fina möjligheter till forskning, en tanke som vi inte gjort så mycket med ännu.”
”Det vi själva ska utveckla är mer automatiska jämförelser med äldre data, diagram på utveckling över tid är sådant vi inte riktigt haft möjlighet till tidigare. Det har vi möjlighet till nu, men inte riktigt hunnit påbörjat ännu”, säger Kristian avslutningsvis.
Jonas ser möjligheter framåt att använda strukturerat data på ett bättre sätt, då de i dag saknar ett bra verktyg för att komma åt och analysera all data som finns samlat. Han ser det som nästa steg att utforska och analysera standardiserade vårdförlopp, patienters framsteg, väntetider och trender – det finns en stor potential för att dra nytta av dessa insikter. ”Vad gäller själva mallarna så är jag väldigt nöjd just nu, jag har inga stora önskemål om förändringar. Det fungerar så otroligt bra just nu, så jag vill helst inte ha några förändringar,” säger Jonas och avslutar med ett skratt.