Datauppföljning med Sectra Business Analytics – utfall av pilotprojektet
Båda regionerna sågs som lämpliga pilotkunder för Sectra Business Analytics i samband med införandet av nytt IT-system för bilddiagnostik och, inte minst, på grund av det starka driv och intresse som regionerna visade för att arbeta mer aktivt med datauppföljning. Pilotprojektet har inneburit ett nära samarbete med Sectra och fokus har legat på att lära användaren dataförståelse, inte bara hur man arbetar med färdigskapade mallar. Såväl Region Halland som Region Västernorrland har bidragit med mycket värdefull input för utformandet av tjänsten, framför allt gällande RIS-data.
”Tidigare var statistik i princip endast efterfrågat av avdelningschefer – men förfrågningarna dök sällan upp eftersom alla kände till att man inte kunde få ut särskilt säkra siffror samt att man behövde vara otroligt utförlig och helt korrekt i sitt önskemål på en gång. Varje finjustering i förfrågan innebar som sagt en helt ny mall i datauttaget. Det var begränsad åtkomst av data och det var till för en begränsad målgrupp”, fortsätter Ingemar. ”Nu när vi har Sectra Business Analytics och organisationen känner till att vi kan ta ut korrekt statistik på ett enklare och mer flexibelt sätt så växer såklart efterfrågan. Det är inte längre bara avdelningschefer som efterfrågar data, utan också ledningsgrupp, områdeschefer och förvaltningschefer. Att ha ett flexibelt verktyg där du hela tiden kan förfina dina sökningar gör att ledtiden från idé eller önskemål till en färdig rapport är extremt kort, en otrolig skillnad mot tidigare.”
Ingemar beskriver vidare att de under pilotprojektet med Sectra Business Analytics har identifierat intressanta sidofynd som har hjälpt dem att förbättra sina arbetsprocesser. ”Vi kunde exempelvis se att SVF:er [standardiserade vårdförlopp] inte dokumenterades som det var bestämt, vilket gör att vår filtrering vid rapportering inte fungerade. Det var Analytics som påvisade problemet, som vi givetvis följde upp och agerade på. Ett annat problem vi identifierade var att det varierade hur man arbetar med start och stopp av undersökningar. Det visade sig att en betydande andel tunga undersökningar tog under en minut, vilket berodde på hur man använde start och stopp i RIS. Säger verksamheten då ’vi har för hög belastning, vi hinner inte med’ så går det inte att faktiskt följa upp på. Det är viktigt att start och stopp av undersökningar följer satta rutiner.”
Även Peter vittnar om att målgruppen sett till statistikintressenter inom hans region har blivit bredare efter införandet av Sectra Business Analytics. ”Läkarkåren har börjat engagera sig mer, allt fler läkare ställer frågor för att bättre förstå hur de jobbar och för att ge input för att förbättra arbetssätt och processer. Även sektionsansvariga har visat ett ökat intresse när de insett att datainsikter ger tyngd i dialog med ledningsgruppen för att få bra förutsättningar. Fler har förstått att datauttag inte bara är för ledningsgruppen, men vi har en väg att gå för att få upp en större efterfrågan från verksamheten – det är fortfarande nytt att ha den här typen av datainsikter tillgängliga.”
Som exempel på nya användarfall nämner Peter uppföljning av hur mycket som skickas till extern granskning för att hålla koll på volymer och ledtider, volymer generellt och i förhållande till tid samt remittentdialoger. ”Det har varit ett väldigt bra verktyg i dessa sammanhang, både för att följa upp ledtider och volymer, men också för att möjliggöra en bra feedback-loop.”
När Peter får frågan om hur det för egen del är att arbeta med datauppföljning i dag jämfört med tidigare så har han svårt att hålla tillbaka ivern. ”Jag känner mig tryggare med statistikhantering i dag eftersom jag har större kontroll i dataåtkomsten och jag känner större tillit från de som efterfrågar statistik i organisationen, de vet att de nu kan få svar på det de undrar över. Jag tycker också att det är kul att arbeta med detta – tiden flyger i väg när jag sitter i Sectra Business Analytics. Det jag gjorde förut var att trycka på en knapp för att få ut en rapport som var förkonfigurerad. Nu är det verkligen jag som bestämmer vad jag exkluderar och inkluderar i datauttaget. Verktyget är väldigt följsamt och dynamiskt, jag kan gräva åt alla håll och kanter. Det gör att jag känner mig mer driven och det ger ett mycket bredare perspektiv på saker och ting som vi inte hade förut. Jag hade önskat få möjlighet att jobba ännu mer med detta”, säger han och skrattar.